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A Tabaqueira, fundada em 1927 e, desde 1997, subsidiária da Philip Morris International (PMI) em Portugal, é a maior empresa de tabaco a nível nacional, e uma das maiores empresas do país. Desde a sua fundação, e até aos dias de hoje, a Tabaqueira constitui um pilar fundamental da economia nacional.
A sua fábrica, localizada em Albarraque, no concelho de Sintra, é um dos maiores centros de produção da PMI na União Europeia e, também, uma das principais empresas exportadoras nacionais, produzindo para diversos mercados onde a PMI opera.
A Tabaqueira produz e comercializa as principais marcas de tabaco a nível nacional e internacional: SG, Português, Marlboro, L&M e Chesterfield.
No final de 2015, a Tabaqueira iniciou a comercialização do IQOS, um dispositivo eletrónico que permite o consumo de tabaco de forma inovadora, sem combustão, com um significativo potencial de redução de risco de nocividade quando comparado com os cigarros. Em setembro de 2021 eram já cerca de 14,9 milhões de consumidores adultos em todo o mundo que tinham substituído totalmente os cigarros pelo IQOS, e mais de 300 mil a nível nacional.
As suas instalações em Sintra são sede de Centros de Excelência PMI, prestando apoio a outras fábricas e subsidiárias da PMI em áreas de competência transversal. A fábrica da Tabaqueira é também sede da PMI LEAF, que suporta as compras de tabaco e as boas práticas de agricultura na Europa, Médio Oriente e África.
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Irá prestar apoio administrativo e de secretariado à equipa de gestão sénior, incluindo o Diretor Geral. Esta função é crucial para garantir o funcionamento tranquilo e eficiente das atividades comerciais diárias.
Responsabilidades
- Tratar de agendas de negócios, calendários, reuniões, eventos da empresa e itinerários de viagem do Diretor Geral (MD);
- Dar prioridade e tratar da correspondência, arquivo e entrega de correspondência;
- Mantenha o material de escritório e administre as declarações de despesas de acordo com as políticas da empresa;
- Atualizar e gerir o Calendário da Equipa de Negócio e Gestão de Portugal;
- Apoie o MD com a gestão, relatórios e acompanhamento do orçamento do centro de custo;
- Atuar como Delegado Afiliado para a Gestão de Informação de Registos (RIM) e fornecer orientação e formação aos Delegados do Departamento;
- Coordenar com o guardião do arquivo externo (GADSA) as transferências e destruições e tratar dos pedidos de compra deste fornecedor trimestralmente;
- Elaborar e formatar os documentos departamentais, garantindo a devida revisão e circulação;
- Arquive os documentos departamentais de forma adequada;
- Organizar e coordenar as reuniões da empresa, incluindo materiais, refeições e logística;
- Apoiar a logística de eventos e reuniões de equipa, incluindo processos financeiros e seguros;
- Faça atas durante as reuniões e workshops da Equipa de Gestão, mantendo a confidencialidade;
- Auxiliar na organização da logística e viagens para visitantes de negócios;
- Liderar as reservas de viagens e a organização de vistos, colaborando de perto com a TravelStore;
- Mantenha calendários comerciais gerais e processe faturas no SAP POP;
- Responder a pedidos de informação e elaborar correspondência ou relatórios ad-hoc;
- Apoiar a Equipa de Gestão nos processos financeiros (requisições de compra, ordens de compra, envio de faturas, etc.);
- Gestão de despesas: Acompanhar, gerir e enviar declarações de despesas com precisão para garantir o reembolso atempado e a responsabilidade financeira.
Requisitos
- Formação superior;
- Mínimo de 7 anos de experiência em secretariado, com pelo menos 4 anos como Secretário Executivo;
- Fluência em Português e Inglês (obrigatório);
- Experiência com SAP ou sistemas de processamento financeiro similares;
- Proficiência em MS Office e familiaridade com sistemas de gestão de escritório;
- Forte foco no cliente e capacidade de estabelecer um elevado nível de confiança e colaboração;
- Autorização de trabalho válida da UE.
