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A Fundação Calouste Gulbenkian foi criada em 1956 por testamento de Calouste Sarkis Gulbenkian, filantropo de origem Arménia que viveu em Lisboa entre 1942 e 1955, ano em que faleceu.
De nacionalidade Portuguesa e instituída em perpetuidade, a Fundação tem como propósito fundamental melhorar a qualidade de vida das pessoas através da arte, da beneficência, da ciência e da educação. A Fundação desenvolve as suas atividades a partir da sua sede em Lisboa e das delegações em Paris e em Londres, tendo também intervenção através de apoios concedidos desde Portugal nos PALOP e Timor-Leste bem como nos países com Comunidades Arménias.
A Fundação Calouste Gulbenkian é uma instituição privada que tem como propósito fundamental melhorar a qualidade de vida das pessoas através da arte, da beneficência, da ciência e da educação.
A Fundação conta com um museu, que alberga a coleção particular de Calouste Gulbenkian, e um Centro de Arte Moderna (CAM) que reúne a mais importante coleção de arte moderna e contemporânea portuguesa; uma orquestra e um coro; uma biblioteca de arte e arquivo; um instituto de investigação científica; e um jardim, que é um espaço central da cidade de Lisboa, onde decorrem também as atividades educativas.
Em articulação com as atividades culturais, a Fundação Calouste Gulbenkian cumpre a sua missão através de programas inovadores que desenvolvem projetos piloto e apoiam, através de bolsas e subsídios, instituições e organizações sociais.
Comprometida com a sua plena independência e preservação do seu património, a Fundação define como principal prioridade para a sua atividade a construção de uma sociedade que ofereça iguais oportunidades e que seja sustentável.
Oferta – Técnico/a Administrativo/a | Museu Calouste Gulbenkian – Lisboa
Irá assegurar o apoio e o suporte administrativo à Direção do Museu, garantindo que os diversos pedidos e solicitações são respondidos dentro dos prazos definidos e com os níveis de qualidade necessários.
Principais responsabilidades
- Assegurar o atendimento telefónico, garantindo a qualidade do atendimento realizado e a recolha das informações necessárias para o correto encaminhamento dos temas;
- Receber, triar, classificar e encaminhar a correspondência e outros documentos dirigidos ao serviço, com o objetivo de os fazer chegar atempadamente aos respetivos destinatários. Proceder, quando necessário, ao envio de correspondência recorrendo a transportadoras;
- Realizar a marcação de viagens, hotéis e todas as questões diretamente relacionadas com a deslocação e estadia dos membros da Direção do Museu;
- Assegurar a monitorização da caixa de correio digital, assegurando ou encaminhando a informação / documentação recebida para os diversos destinatários;
- Realizar requisições, providenciando todas as ações e intervenções necessárias;
- Realizar a gestão dos consumíveis, de acordo com os pedidos recebidos e de acordo com as necessidades identificadas e garantir a realização das encomendas;
- Proceder à organização e arquivo de documentação diversa, de acordo com regras e normas previamente definidas, de modo a garantir a disponibilidade da informação;
- Proceder ao registo e atualização de dados nas ferramentas e aplicações que suportam a atividade da área, contribuído para a disponibilidade e fiabilidade da informação;
- Agendar e assegurar a preparação atempada de reuniões ou outro tipo de conferências entre os elementos da Direção do Museu com interlocutores internos e externos;
- Assegurar a articulação e a comunicação com as diversas áreas da Fundação, com vista a recolher e facultar dados, informações ou documentação necessária ao desenvolvimento das atividades do Museu.
Requisitos
- Licenciatura em Secretariado, Assessoria de Direção ou áreas similares;
- Experiência mínima de 5 anos em funções similares;
- Conhecimentos de SAP como fator preferencial;
- Domínio de Inglês;
- Elevadas competências de planeamento e organização;
- Elevadas competências de relacionamento interpessoal.
