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A Embaixada Britânica em Lisboa faz parte de uma das 230 Embaixadas no mundo, representando a Segurança, prosperidade e interesses consulares.
A política de recrutamento de pessoal local é para escolher o melhor candidato para o trabalho. A Embaixada preenche todas as vagas, numa base competitiva, anunciando tão amplamente quanto necessário, através da internet ou jornais, para atrair pessoal qualificado .
A Embaixada promove a igualdade de oportunidades e não será permitida discriminação no processo de recrutamento. Todo o recrutamento será realizado em conformidade com a legislação Portuguesa.
Oferta – Residence Manager – Lisboa
A Embaixada pretende recrutar um Gestor de Residência para assegurar o bom funcionamento da Residência do Embaixador Britânico, quer como local para eventos oficiais (refeições, recepções, reuniões, etc.), quer como casa de família, cumprindo os mais elevados padrões de eficiência, sustentabilidade e relação qualidade/preço, e promovendo os objectivos estratégicos do Reino Unido em Portugal.
Responsabilidades
Gestão da residência
- Assegurar a prestação eficaz de serviços e a manutenção de todos os bens da residência, incluindo a preparação e a gestão dos inventários de pratas, copos, louça, roupa de cama, coleção de arte do Governo, mobiliário e equipamento doméstico;
- Assegurar sempre os mais elevados padrões de limpeza, higiene e apresentação;
- Assegurar que a residência e os terrenos são mantidos em ótimo estado de conservação: identificar e comunicar os trabalhos de reparação/melhoria, supervisionar as reparações e os trabalhos de manutenção da residência e dos terrenos e estabelecer a ligação com os Serviços Corporativos e com o embaixador/esposo para assegurar o acesso dos contratantes à residência em alturas convenientes;
- Gerir as contas e as compras relevantes para a Residência, incluindo a ligação com os fornecedores, a gestão de orçamentos, etc., e controlar as despesas da Residência, incluindo a contabilização atempada das despesas pré-aprovadas com cartões de crédito;
- Adquirir e gerir os stocks da Residência (por exemplo, artigos de limpeza, stocks da despensa), assegurando uma boa relação qualidade/preço na aquisição de bens e serviços. Trabalhar com o pessoal da residência para garantir que as existências e os fornecimentos são regularmente revistos e supervisionar as entregas sempre que necessário. Assegurar a realização regular de testes de mercado na prestação de serviços;
- Estabelecer a ligação com os guardas e a equipa de segurança para garantir a segurança efectiva da residência e dos terrenos em todas as circunstâncias.
Eventos
- Responsável pela supervisão, preparação e realização de eventos oficiais na residência do Embaixador, em estreita consulta com o Embaixador, as respectivas equipas da Embaixada e outros colegas relevantes. Isto inclui, mas não se limita a: planeamento de arranjos de mesas e flores, disposição da sala, aluguer de equipamento (por exemplo, marquise, audiovisuais, iluminação, aquecimento) e contratação de pessoal ocasional para eventos, que trabalha sob a supervisão do Diretor da Residência, incluindo a montagem e a limpeza após o evento;
- Em conjunto com os colegas relevantes da Embaixada, assegurar que a Residência e todos os eventos cumprem todas as regras de saúde e segurança necessárias e as orientações gerais da Embaixada. Trabalhar com empresas e indivíduos externos para garantir que compreendem e cumprem plenamente essas regras e orientações e elaborar avaliações de risco para eventos;
- Coordenar os preparativos para todos os visitantes oficiais que pernoitam na Residência, assegurando que os quartos são preparados para os hóspedes que pernoitam, que são prestados os mais elevados níveis de serviço e que todos os visitantes recebem um acolhimento caloroso e se sentem confortáveis e em casa;
- Adquirir fornecimentos para eventos de acordo com as diretrizes de aquisição do FCDO.
Requisitos
- Dirigir e gerir uma equipa de três membros do pessoal das Residências e, quando necessário, pessoal eventual para eventos, prestando apoio e orientação na medida do necessário. Assegurar que o pessoal das Residências recebe formação adequada e regular para o desempenho das suas funções e tem oportunidades de desenvolvimento;
- Gerir o desempenho do pessoal e efetuar as avaliações anuais atempadamente e de acordo com as normas estabelecidas;
- Fluência de nível C1 em inglês e português (escrito e falado, mínimo de nível C1 no quadro do QECR);
- Experiência de gestão e de trabalho numa residência diplomática, num hotel ou num restaurante, ou numa residência privada, com uma forte orientação para o cliente e para a excelência;
- Gestão financeira; experiência de gestão de orçamentos e aquisições, bem como competências de gestão de pessoas, capaz de liderar uma equipa;
- Experiência em gestão de eventos;
- Confiante, discreto, fiável, com capacidade de adaptação e capaz de trabalhar eficazmente sem supervisão próxima;
- Excelentes competências interpessoais e organizacionais: alguém capaz de negociar eficazmente (incluindo com intervenientes externos) e de trabalhar sob pressão, tratando sempre os outros com respeito;
- Flexibilidade em termos de horário de trabalho e deveres – estar preparado para trabalhar horas adicionais em apoio de eventos, incluindo noites e fins-de-semana ocasionais;
- Fortes capacidades de comunicação oral e escrita, incluindo a compreensão da importância de consultar e informar os outros;
- Boas competências informáticas (incluindo Microsoft Word, Outlook, Excel).
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